Rechnungen erstellen - so geht´s

Oh, wie ist das schön! Die Arbeiten beim Kunden sind fertig und können berechnet werden. Aber wie macht man das am einfachsten in work?

Das ist abhängig davon, ob der Kunde im Vorfeld ein Angebot bekommen hat, oder nicht. Denn wenn er bereits ein Angebot erhalten hat, dann kann aus dem Angebot heraus die Rechnung erzeugt werden.

An dieser Stelle wollen wir aber einmal beide Möglichkeiten erklären.

Rechnung direkt erstellen

Um direkt eine Rechnung für einen Kunden zu erstellen klicke wahlweise

  • links in work auf "Kundenbetreuung | Rechnungen" und dort auf das [+] in der Menüleiste
  • oder über das [+] oben rechts in der Menüleiste direkt vom Dashboard heraus

In beiden Fällen öffnet sich nun die "Kundenauswahl". Ist der Kunde bereits im Stamm angelegt, so kann er hier ausgewählt werden.
Um dir alle Kunden anzeigen zu lassen, klicke auf [Alle anzeigen] oder [Suche...] den Kunden.

Hast du den Kunden gefunden, dann wähle ihn aus und klicke auf [Übernehmen].

Ist der Kunde noch nicht im Stamm angelegt, so kann er direkt von hier aus neu angelegt werden.
Gehe dazu auf das Register " NEUEN KUNDEN ANLEGEN", trage alle Adressdaten ein und klicke auf [Übernehmen].

Anschließend öffnet sich das Rechnungsdokument, in dem du nun die zu berechnenden Positionen einfügen kannst. Klicke dazu auf + Position hinzufügen. Wie auch schon bei der Kundenauswahl gibt es hier mehrere Möglichkeiten. Du kannst wahlweise einen bereits bestehenden Artikel aus dem Stamm, einen manuellen Artikel oder manuellen Text einfügen.

An dieser Stelle gibt es zwei Buttons zum Übernehmen der Positionen. Wenn du auf [Übernehmen] klickst, wird die Position ins Dokument übernommen, du kannst aber direkt weitere Positionen suchen und hinzufügen. Klickst du auf [Übernehmen und schließen], wird das Auswahlfenster geschlossen und du befindest dich in deiner Rechnung.

Auf der rechten Seite können nun weitere Angaben zur Rechnung (Zahlungsbedingungen etc.) eingetragen werden oder die Ansicht für dieses Dokument angepasst werden.

Wenn alle Angaben zur Rechnung gemacht sind, kannst du die

  • Rechnung speichern
  • Rechnungsvorschau
  • Rechnung drucken
  • Rechnung mailen

Rechnung aus Angebot erstellen

Hat dein Kunde im Vorfeld von dir ein Angebot erhalten, so kannst du aus dem Angebot heraus direkt eine Rechnung erzeugen. Auch wenn nicht alle Angebotspositionen zum Einsatz gekommen sind oder sogar zusätzliche Positionen nötig waren.

Wie das geht, erfährst du hier!