Der Artikelstamm
Neben der Verwaltung der Kundendaten ist ein guter und gepflegter Artikelstamm enorm wichtig und bildet die Basis für professionell geschriebene Angebote. Die Datenbank der Kunden füllt sich peu a`peu mit jedem neuen Angebot. Im Artikelstamm sieht das aber schon anders aus. Hier spielt dein jeweiliger Lieferant eine große Rolle. Denn wie liefert er dir seine Artikeldaten? Im besten Fall in digitaler Form, über seine Online-Datenbank oder Online-Shop.
Manuelle Artikelanlage
Da nicht jeder Lieferant seine Daten digital zur Verfügung stellen kann, ist eine manuelle Artikelanlage in work natürlich möglich.
Über das [+] oben rechts in der Menüleiste,
oder alternativ im Bereich "Bereitstellen | Artikel",
kann ein neuer Artikel manuell angelegt werden.
Folgende Informationen können hier nun eingegeben werden:
- Kurztext = Beschreibt den Artikel in Kurzform und wird im Dokument im Bereich "Bezeichnung" angezeigt.
- Langtext = Kann man im Dokument mit anzeigen lassen, muss man aber nicht.
- Interner Hinweis = Hier können weitere Informationen zum Artikel hinterlegt werden. Sie werden jedoch nicht im Beleg bzw. im Ausdruck der Belege angezeigt. In der Belegerfassung werden die internen Hinweise innerhalb der Artikelinfo angezeigt.
- Mengen- und Preiseinheit können unterschiedlich sein. Gehen wir weiter unten gezielt drauf ein.
- Skonto zugelassen = Wenn hier kein Haken gesetzt ist, dann wird der Artikel bei der Vergabe von Skonto nicht berücksichtigt.
Der Kurztext, Langtext und der Interne Hinweis kann formatiert werden. Markiere dazu einfach den gewünschten Text, klicke mit der rechten Maustaste und wähle dann aus, ob der Text fett, kursiv oder unterstrichen dargestellt werden soll.
Anlage aus IDS
Wenn man einen Artikel mittels IDS-Schnittstelle "Artikel aus Shop (IDS) übernehmen" in ein Dokument übernommen hat, so kann der Artikel aus dem Dokument heraus in den Artikelstamm übernommen werden.
Man klickt dazu einfach im Dokument rechts neben der Position auf das Stift-Symbol (Position bearbeiten).
In dem Fenster "Position" einfach nach ganz unten scrollen und auf der linken Seite die Schaltfläche "Position in den Stammdaten anlegen" anklicken.
Und so einfach ist der Artikel dann mit allen wichtigen Informationen im Artikelstamm.
Infoboxen
Im Artikelstamm, aber auch innerhalb eines Dokumentes, kann man sich wichtige Informationen zum Artikel anzeigen lassen.
Was es genau mit der Infobox auf sich hat, und welche Funktionen darin enthalten sind, kannst du in einem eigenen Artikel lesen.
>> zum Artikel "Interaktive Infobox beim Artikel"
Auswahl und Darstellung im Beleg
Über die Funktion "+ Position hinzufügen" im Dokument können nun wahlweise
- Artikel & Löhne aus dem Stamm
- manuelle Artikel
- manueller Text
hinzugefügt werden.
Hier können nun sowohl einzelne oder mehrere Artikel ins Dokument übernommen werden.
Um mehrere Artikel auszuwählen, setze den Haken jeweils vor der gewünschten Position. Nachdem alle Artikel ausgewählt sind, klicke auf [Übernehmen und schließen] oder auf [F4].
Wie der Artikel anschließend im Dokument angezeigt werden soll, entscheidest du in den Belegoptionen auf der rechten Seite im Dokument.
Hier kann ggf. der Langtext auch beim Druck mit ausgegeben werden, oder nicht.
Skontoverwaltung
Bekommt ein Kunde Skonto, oder nicht? Wenn ja, auf welche Artikel?
Für diese Frage haben wir ebenfalls einen eigenen Forumsartikel geschrieben.
>> zum Artikel "Skonto oder nicht?"
Mengen- und Preiseinheit
Es gibt unzählige Standardeinheiten für z.B. Mengen, Flächen und Zeiten. In work könnt ihr daher beliebig viele Einheiten selbst hinterlegen, da wir nicht wissen, welche für euch in der Praxis relevant sind. Artikel werden aber nicht immer in der selben Mengeneinheit verkauft, wie der Preis pro Einheit vom Hersteller.
Aus diesem Grund gibt es bei der Artikelanlage auch zwei Einheiten-Felder. Wie genau ihr mit den beiden Feldern umgeht und welche Auswirkungen das hat, könnt ihr in dem Artikel "Abweichende Mengeneinheiten" nachlesen.