Übernahme von Artikeln aus dem Shop eines Lieferanten/Großhändlers (IDS)

Hintergrund

IDS Connect ist eine speziell für das Handwerk entwickelte Schnittstelle, mit der du direkt aus b:work auf die Shop-Systeme von Großhändlern und Herstellern zugreifen kannst.

Ermöglicht wird dir damit ein einfacher und komfortabler Austausch mit vielen Großhändlern, da die Schnittstelle in Zusammenarbeit mit den Verbänden Bundesverband Bausoftware e.V. (BVBS) und Deutscher Großhandelsverband Haustechnik (DG-Haustechnik) definiert wurde.

Einrichtung bzw. Voraussetzungen

Grundeinrichtung

Für die Nutzung des Shops eines Lieferanten benötigst du entsprechende Zugangsdaten (bei einigen Großhändlern ist keine Kundennummer erforderlich):

• Kundennummer
• Benutzer
• Passwort

Die Zugangsdaten hinterlegst du unter > Beschaffung > Lieferanten > Register Shopzugang.

Mittels "Shop auswählen" kannst du aus einer großen Liste von Großhändlern/Lieferanten deinen Lieferanten übernehmen.

Preisfindung bzw. Preisermittlung

Nachdem du deinen Wunschlieferanten ausgewählt und den Lieferanten gespeichert hast, kannst du den Shop innerhalb der Belege verwenden. Das bedeutet b:work ermittelt bei der Übernahme von Artikel aus dem Shop direkt einen Kundenpreis. Das funktioniert folgendermaßen:

• über die Kalkulationsgrundlage bestimmst du ob der Kundenpreis
  • gar nicht (keine Kalkulation) ermittelt werden soll oder über
  • den Nettopreis Shop (IDS) oder über den
  • Listenpreis Shop (IDS).
• mittels der "Standardkondition" legst du fest mit wie viel Prozent du den Kundenpreis berechnen möchtest und
• mittels der Konditionsart legst du fest, ob die Standardkondition auf den Einkaufspreis aufgeschlagen oder heruntergerechnet werden soll

Wenn du diese Einrichtung am Lieferanten vorgenommen hast, werden bei der Übernahme von Artikeln von diesem Lieferanten im Beleg automatisch Kundenpreise ermittelt.

Artikellangtext übernehmen

Mittels der Einrichtung kannst du bestimmen, ob Langtexte aus dem Shop übernommen werden sollen. Das kannst du übrigens auch noch bei einer Übernahme im Beleg aktivieren oder deaktivieren und falls du sie übernimmst aber nicht drucken möchtest, dann gibt es im Beleg eine Belegoption "Langtext drucken".

Hinweis: einige Lieferanten übertragen keine Langtexte (egal wie der Schalter steht).

Verwendung im Beleg

Übernahme von Artikeln aus dem Shop

Im Beleg findest du die Funktion "Artikel aus aus Shop (IDS) übernehmen". Wenn du diese ausführst erhältst du die Möglichkeit der Auswahl des gewünschten Lieferanten.

• Im ersten "Pfeil" des Formulars kannst du den gewünschten Lieferanten auswählen.
• Im Bereich "Bestelldaten" kannst du Informationen für deine spätere Bestellung im Shop hinterlegen. Diese werden an den Shop übertragen.
• Innerhalb der Lieferadresse kannst du bei einer Anlieferung die Wunschlieferadresse hinterlegen. Diese wird an den Shop übertragen.

Mittels Doppelklick auf einen Lieferanten oder mittels [Weiter] wird der gewünschte Lieferant ausgewählt und du gelangst in den Shop des Lieferanten.

Referenzierung

b:work erstellt automatisch eine IDS-Vorgangsnummer. Diese ist im Beleg unter Bestellinformationen zu finden. Diese Nummer wird als eindeutige Referenz an den Shop übergeben. Berücksichtigt dein Lieferant diese, so ist diese Nummer auf der späteren Rechnung deines Lieferanten enthalten und du weißt, wofür die Rechnung ist.

Bezug auf Angebote/Aufträge (Vorgang im Shop)

Wählst du im Shop deines Lieferanten z.B. ein Angebot für die Übernahme aus, so übernimmt b:work die entsprechende Nummer des Belegs und bringt dir diese innerhalb der Positionen zur Anzeige. Bei Rückweg (Übertragung der Artikel an den Shop) bezieht sich die Rückgabe dann auf diesen Vorbeleg und du erhältst die vorgangsbezogenen Preise (das unterstützt derzeit nicht jeder Lieferant).

Übernahme mit den richtigen Einheiten

Innerhalb der Schnittstelle werden die Artikeleinheiten mit standardisierten Bezeichnungen übergeben. Macht nix. b:work kann diese auf deine gewünschten ändern. Unter "Einstellungen > Basisstammdaten" findest du das Schnittstellenmapping. Hier kannst du die Shopeinheiten auf die eigenen "mappen". Übrigens ist das alles schon vorausgefüllt.

Weitere Infos in den Positionen

Innerhalb der Positionsdetails werden dir weitere Infos aus dem Shop angezeigt:

• die Artikelnummer des Lieferanten (mittels Klick auf dieser gelangst du zum Shop bzw. zu dem Artikel und kannst weitere Infos einholen)
• Hinweistexte (falls vorhanden)
• die Positionsart, die dokumentiert, ob es sich bei dem Artikel (z.B. im Rahmen eines Angebots) um einen Alternativartikel handelt
• Die Shoppreise zum Zeitpunkt der Übernahme

Exemplarisches Shopbeispiel

Aus dem Warenkorb des Lieferanten können die Artikel z.B. über einen Button [Senden IDS] an b:work übergeben werden.

Hier bestimmst du auch, ob du nur eine Übernahme der Artikel per IDS in dein Angebot erfolgen soll, oder ob deine Preisanfrage auch an den Großhändler gesendet werden soll.

Im Angebot sind nun alle Artikel aus dem Warenkorb enthalten und können hier ggf. noch angepasst werden.

Übergabe von Artikeln an den Shop

Allgemein

Über die Funktion "Artikel an Shop (IDS) übergeben" kannst du die Artikel, die du über die IDS Schnittstelle in dein Angebot importiert hast, auch wieder an den Online-Shop des Großhändlers übertragen.

Warenkorbveränderungen

Änderst du nach der Übertragung von Artikeln an den Shop den entsprechenden Warenkorb, so meldet dir b:work bei der Änderung von Mengen diese Veränderung entsprechend.

• Bei Anwahl "Ersetzen" wird die Menge des Ausgangsartikels angepasst
• Bei der Anwahl "Anfügen" werden die Positionen noch mal übernommen
• Artikelergänzungen werden natürlich immer übertragen.

Artikelanlage

Artikel, die du mittels IDS übernommen hast, kannst du recht leicht zu eigenen Artikeln machen. Einfach Rechtsklick auf einer Position im Beleg und über "Position" die Funktion "Anlegen" auswählen.

Die Informationen "rund um deinen Lieferanten" bleiben übrigens dabei erhalten (Preise etc.).