Ganz so schnell geht es auch mit blue:solution - work nicht. Aber fast! Denn das zeitaufwendige Versenden per Post kannst du dir sparen, indem du deinem Kunden das Angebot, oder auch jedes andere Dokument, einfach als PDF-Dokument direkt aus work per Mail zusendest.
Wie das geht, erklären wir in diesem Beitrag.
Damit der Mailversand aus blue:solution - work klappt, sind im Bereich „Firma“ unter „Einstellen“ ein paar Angaben zum Mailclient notwendig.
In unserem Beispiel verknüpfen wir work mit einem Mailclient von T-Online. Welche Eingaben für dein E-Mail-Konto die richtigen sind, erfährst du in den Kontoeinstellungen deines E-Mail-Programms. Zusätzlich hast du hier die Möglichkeit, eine Signatur für die E-Mails zu hinterlegen.
Sind alle Angaben zum Mailclient gemacht, dann sende dir zur Überprüfung eine Testmail.
Testmail ist angekommen?
Gut, dann geht´s weiter.
Um nun ein Angebot oder eine Rechnung per E-Mail direkt an den Kunden zu versenden, klicke im geöffneten Dokument unten rechts auf den
-Button und wähle „Angebot mailen“ aus.
Im sich dann öffnenden Fenster „Angebot per E-Mail versenden“ trägst du nun einen oder mehrere Empfänger, einen Betreff und den gewünschten Text für die E-Mail ein.
Von Vorteil ist es nun, wenn du bei der Anlage des Kunden bereits die Kontaktinformationen inkl. der E-Mailadresse angelegt hast. Denn dann kannst du im Feld „Empfänger“ direkt die Mailadresse auswählen.
Über [Datei anfügen] kannst du der Mail zusätzliche Informationen wie z.B. Bilder oder Skizzen etc. anhängen.
Tipp: Wenn du beim Versenden von Angeboten per Mail einen Standardtext nutzen möchtest, dann kannst du den unter „Einstellen -> Belegwesen -> Angebotsmailttext“ vorbelegen und musst ihn dann nicht jedes Mal eintippen.
Es sind alle Angaben gemacht?
Dann musst du jetzt nur noch auf [E-Mail versenden] klicken und hoffen, dass der Kunde dir genauso schnell die Zusage zukommen lässt. 