Mailversand aus blue:solution - work

Ganz so schnell geht es auch mit blue:solution - work nicht. Aber fast! Denn das zeitaufwendige Versenden per Post kannst du dir sparen, indem du deinem Kunden das Angebot, oder auch jedes andere Dokument, einfach als PDF-Dokument direkt aus work per Mail zusendest.

Wie das geht, erklären wir in diesem Beitrag.

Damit der Mailversand aus blue:solution - work klappt, sind im Bereich „Firma“ unter „Einstellungen“ ein paar Angaben zum Mailclient notwendig.

In unserem Beispiel verknüpfen wir work mit einem Mailclient von T-Online. Welche Eingaben für dein E-Mail-Konto die richtigen sind, erfährst du in den Kontoeinstellungen deines E-Mail-Programms. Zusätzlich hast du hier die Möglichkeit, eine Signatur für die E-Mails zu hinterlegen.

Hinweis: Aus Sicherheitsgründen sind die verfügbaren Postausgangsserver (SMTP) und Ports auf gängige Mailprovider beschränkt. Die Nutzung eigener Mailserver ist nicht möglich. Sollte dein Mailprovider nicht in der Liste enthalten sein, kontaktiere uns einfach. Wir prüfen gerne, ob wir ihn ergänzen können.

Sind alle Angaben zum Mailclient gemacht, dann sende dir zur Überprüfung eine Testmail.

Testmail ist angekommen?

Gut, dann geht´s weiter.

Um nun ein Angebot oder eine Rechnung per E-Mail direkt an den Kunden zu versenden, klicke im geöffneten Dokument unten rechts auf "Mailen".

Im sich dann öffnenden Fenster „Angebot per E-Mail versenden“ trägst du nun einen oder mehrere Empfänger, einen Betreff und den gewünschten Text für die E-Mail ein.

Von Vorteil ist es nun, wenn du bei der Anlage des Kunden bereits die Kontaktinformationen inkl. der E-Mailadresse angelegt hast. Denn dann kannst du im Feld „Empfänger“ direkt die Mailadresse auswählen.

Über [Datei anfügen] kannst du der Mail zusätzliche Informationen wie z.B. Bilder oder Skizzen etc. anhängen.

Tipp: Wenn du beim Versenden von Angeboten per Mail einen Standardtext nutzen möchtest, dann kannst du den unter „Einstellungen -> Belegwesen -> Angebotsmailttext“ vorbelegen und musst ihn dann nicht jedes Mal eintippen.

Es sind alle Angaben gemacht?
Dann musst du jetzt nur noch auf [E-Mail versenden] klicken und hoffen, dass der Kunde dir genauso schnell die Zusage zukommen lässt.