Finanzamt/Steuerberater

Hallo MK,

wie Erik bereits geschrieben hat, sind ja erstellte und gedruckte Belege automatisch in b:work enthalten.
Wenn Du eingehende Rechnungen und Belege an das Steuerbüro elektronisch übermitteln willst, würde ich Dir eine Lösung mit einem Dokumentenmanagement-System, wie paperless-ngx oder EcoDMS empfehlen. Die bei Dir eingehenden Dokumente kannst Du mittels Scanner einlesen (auch elektronische Dokumente lassen sich automatisiert dort ablegen, z.B. aus Deinem E-Mail-Postfach). Im DMS kannst Du dem ganzen ein Tag geben und dann am Monatsende alle Dokumente mit diesem Tag selektieren. Diese lassen sich dann herunterladen und anschließend per Mail versenden.

OneDrive‑Ordnerlösung

• Lege einen Hauptordner „Eingangsrechnungen“ in OneDrive an.
• Darin erstellst du Jahresordner, z. B. 2026.
• Im Jahresordner legst du 12 Monatsordner an: 01, 02, … 12.
• Jede eingehende Rechnung (PDF, Scan, E‑Rechnung) speicherst du im passenden Monatsordner.
• Gib den Jahres- oder Monatsordner für deinen Steuerberater frei und sende ihm den Link.
• Er kann dann alle Belege direkt einsehen und weiterverarbeiten.

• eine kurze Verfahrensdokumentation

• Eine Verfahrensdokumentation ist Pflicht für GoBD‑Konformität – aber sie darf kurz sein:

• Zitat

  „Eingangsrechnungen werden unmittelbar nach Erhalt in OneDrive im Ordner Eingangsrechnungen/2026/Monat abgelegt. Dateien werden nicht verändert oder überschrieben. E‑Rechnungen werden vollständig (PDF + XML) gespeichert. Der Steuerberater erhält Lesezugriff auf den Jahresordner.“

• Damit erfüllst du die GoBD‑Anforderung der Nachvollziehbarkeit.

Zitat von CSV

OneDrive‑Ordnerlösung

Super Tip! Die DATEV-Lösung sollte 17N im Monat kosten.

Läppert sich was zusammen...

Zitat von CSV

OneDrive‑Ordnerlösung

• Damit erfüllst du die GoBD‑Anforderung der Nachvollziehbarkeit.

Aber ggf. nicht die Anforderungen der DSGVO, wenn personenbezogene Daten gespeichert werden.
Grundsätzlich würde ich in einem solchen Vorgehen eher deutsche oder europäische Cloudlösungen verwenden (Ionos, Strato, Telekom oder selbstgehostete Lösungen, wie Nextcloud oder Synology Drive bei vorhandenem NAS).

Microsoft speichert OneDrive‑Daten in europäischen Rechenzentren, primär:

Germany West Central (Frankfurt)

Germany North (Berlin) Diese Regionen gehören zur EU Data Boundary, die sicherstellt, dass Kundendaten die EU nicht verlassen. Datenschutz & DSGVO: EU‑Regionen erfüllen die europäischen Datenschutzanforderungen.

Das sagt KI:

✅ Erfüllt OneDrive die Datenschutz‑ und DSGVO‑Anforderungen?

Kurz gesagt: Ja – OneDrive erfüllt die DSGVO, wenn es korrekt eingesetzt und konfiguriert wird. Microsoft 365 (inkl. OneDrive) ist so aufgebaut, dass es die Anforderungen der DSGVO unterstützt.

Für Handwerksbetriebe:

• Kundenlisten, Angebote, Rechnungen → problemlos in OneDrive
• Fotos von Baustellen → ebenfalls
• Wichtig: Freigabelinks begrenzen und MFA aktivieren

Für KMU allgemein:

• OneDrive/SharePoint sind DSGVO‑konform nutzbar
• Wichtig ist die interne Organisation (Rollen, Rechte, Schulung)