Schnittstelle Dokumentenmanagement-Software

    Hallo zusammen,

    in der Unfrage von b:work wurde ja nach einer Schnittstelle zu einem Dokumentenmanagementsystem gefragt, ob man das als wünschenswerte Weiterentwicklung des Programms haben möchte.
    Nun ist es bei mir so, dass ich schon ein DMS nutze (paperless-ngx) und damit sehr zufrieden bin. Mich würde daher interessieren, ob die anderen User sowas auch schon nutzen und wenn ja, welches DMS-System?
    Bei paperless-ngx geht es zum Beispiel, ein E-Mail-Postfach anzugeben, welches von paperless-ngx überwacht wird. Dazu kann man E-Mail-Regeln vergeben, auf welche Absender-E-Mail-Adressen mit welchen Inhalten reagiert (archiviert im DMS) werden soll.
    Meine Idee wäre daher, ob man die in b:work jetzt mögliche eRechnungs-Versandadresse versand@bwork.onecrew.net, die im letzten Update Einzug gehalten hat, nicht nutzen kann, die ausgehenden Dokumente damit in Richtung DMS zu schicken. Da man auf diese Mailbox wahrscheinlich keinen Zugriff hat und somit keine Zugangsdaten anlegen kann, wäre es sinnvoll, wenn man die Mail parallel an eine eigene Postfachadresse in cc: versenden könnte (also in b:work noch als Funktion hinzu programmieren). Die normalerweise eingehenden Dokumente in meinem E-Mail-Postfach wären darüber sowieso erfassbar. Und lokale Dokumente kann ich direkt in paperless-ngx in den Browser ziehen, damit sie dort abgelegt und mittels OCR auch durchsuchbar sind.
    Von daher könnte b:work den Fokus dann auf andere Funktionen legen, die im Handwerksbereich dringender benötigt werden (z.B. Abschlags-/Teilrechnungen)....

    Wir setzen seit Anfang dieses Jahres ecDMS ein und sind bisher sehr zufrieden damit. Das System ist nicht nur kostengünstig, sondern erfüllt auch die aktuellen gesetzlichen Anforderungen, insbesondere was die rechtskonforme Archivierung wichtiger Dokumente betrifft. Auch die neuen Vorgaben zur E-Rechnung werden abgedeckt, was für uns ein zentraler Punkt war.

    Wir nutzen ecDMS sowohl zur strukturierten Ablage eingehender Dokumente als auch für die digitale Verarbeitung und OCR-basierte Durchsuchbarkeit. Es lässt sich gut in unsere bestehende Infrastruktur integrieren und bietet ausreichend Flexibilität für individuelle Workflows. Für kleinere und mittlere Betriebe definitiv eine empfehlenswerte Lösung.

    Wenn du magst, kann ich den Ton noch formeller oder lockerer gestalten – je nachdem, wie es besser zur Community passt. 😊

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