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Import von Kundendaten

    • Kundenstamm
  • André
  • 8. Dezember 2022 um 12:52
  • 3.940 Mal gelesen
  • 0 Kommentare

Kundendaten, die als CSV- oder EXCEL-Datei vorliegen, können in work importiert werden. Wie das geht, erklären wir in diesem Artikel.

Inhaltsverzeichnis [VerbergenAnzeigen]
  1. Allgemeines
  2. Datenimport
  3. Hinweis zu Kundennummern
    1. Beim einlesen:
    2. Beim löschen:
    3. TIPP:

Allgemeines

Es können nur CSV-Dateien importiert werden. Sollten die Kundendaten als EXCEL-Datei vorliegen, so muss die Datei erst in CSV umgewandelt werden. Welches Trennzeichen (Tabstopp, Semikolon oder Komma) festgelegt wird, ist dabei egal. Der Import erkennt automatisch das verwendete Trennzeichen.

Ein versehentlicher Import anderer Dateien ist nicht möglich. Die Schnittstelle prüft das Format.

Datenimport

Die Möglichkeit zum Importieren der Daten findet man unter "Einstellungen | Account | Import".

Wichtig: Privat- und Firmenkunden müssen in getrennten CSV-Dateien vorliegen und importiert werden.


Importfunktion in den Einstellungen von work

Bei der Datei-Codierung stehen zwei Möglichkeiten zur Auswahl:

  • UTF-8
  • ISO-8859-1

Anhand der Datei-Codierung wird die Art des Importes bestimmt. Sollte man nicht wissen, in welchem Dateiformat die Datei vorliegt, so ist das nicht schlimm. Denn wenn für den Import die falsche Codierung ausgewählt wird, so werden im folgenden Dialogfenster z.B. die Umlaute nicht korrekt angezeigt.

Fehlerhafte Codierung der Datei

Bei Auswahl der korrekten Codierung werden alle Daten korrekt angezeigt.

Auswahlfenster für den Kundenimport

In diesem Dialog können nun die Felder aus der CSV-Datei den Datenfeldern in work zugeordnet werden. Vor dem Import darauf achten, dass die richtige "Kundenart" ausgewählt ist.

Zuordnung der Datenfelder

Wurden alle Felder entsprechend zugeordnet, so kann der Import durch Klick auf die Schaltfläche [Importieren] gestartet werden.

Am Ende des Importes erscheint im besten Fall die folgende Meldung - keine fehlgeschlagenen Kunden :)

Kundenimport erfolgreich

Sollte es dennoch einmal fehlgeschlagene Daten geben, so können diese exportiert, bereinigt und neu importiert werden.

fehlerhafte Datensätze beim Kundenimport

Empfehlung: Die importierten Adressdaten sollten ggf. stichprobenweise kontrolliert werden. Sollte sich dann herausstellen, dass z.B. Felder falsch zugewiesen wurden, so kann der Import rückgängig gemacht werden.
Unter "Einstellungen | Account | Import" gibt es, vorausgesetzt es wurde bereits ein Import durchgeführt, die Import-Historie. Hier kann ein fehlerhafter Import rückgängig und die importierten Kundendaten wieder gelöscht werden.


Historie der Datenimporte in den Einstellungen

Hinweis zu Kundennummern

Beim einlesen:

Kundennummern, die in der CSV-Datei hinterlegt sind, können nicht in work übernommen werden. Es werden automatisch neue und fortlaufende Kundennummern vergeben, so wie sie unter "Einstellungen | Basisstammdaten | Kunden Nummernkreise" eingerichtet wurden.

Beim löschen:

Kundennummern können nicht erneut vergeben werden, wenn Kunden über die Funktion [Kunden löschen] gelöscht werden.

TIPP:

Vorm Import der Daten einen Test machen.

  1. unter "Einstellungen | Basisstammdaten | Kunden-Nummernkreise" über [+] einen neuen (Test)Nummernkreis anlegen.
    Beispiel:
    Gültig ab "aktuelles Datum" | Bezeichnung: Test | Nummer 000100000 | Vorschau: Test000100000
  2. die Kundendaten per CSV einlesen
  3. die importierten Daten überprüfen und wenn alles in Ordnung ist
  4. den Import über die Historien-Funktion löschen
  5. den Test-Nummernkreis löschen
  6. den Import erneut durchführen
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