Allgemeines
Es können nur CSV-Dateien importiert werden. Sollten die Kundendaten als EXCEL-Datei vorliegen, so muss die Datei erst in CSV umgewandelt werden. Welches Trennzeichen (Tabstopp, Semikolon oder Komma) festgelegt wird, ist dabei egal. Der Import erkennt automatisch das verwendete Trennzeichen.
Ein versehentlicher Import anderer Dateien ist nicht möglich. Die Schnittstelle prüft das Format.
Datenimport
Die Möglichkeit zum Importieren der Daten findet man unter "Einstellen | Account | Import".
Wichtig: Privat- und Firmenkunden müssen in getrennten CSV-Dateien vorliegen und importiert werden.
Bei der Datei-Codierung stehen zwei Möglichkeiten zur Auswahl:
- UTF-8
- ISO-8859-1
Anhand der Datei-Codierung wird die Art des Importes bestimmt. Sollte man nicht wissen, in welchem Dateiformat die Datei vorliegt, so ist das nicht schlimm. Denn wenn für den Import die falsche Codierung ausgewählt wird, so werden im folgenden Dialogfenster z.B. die Umlaute nicht korrekt angezeigt.
Bei Auswahl der korrekten Codierung werden alle Daten korrekt angezeigt.
In diesem Dialog können nun die Felder aus der CSV-Datei den Datenfeldern in work zugeordnet werden. Vor dem Import darauf achten, dass die richtige "Kundenart" ausgewählt ist.
Wurden alle Felder entsprechend zugeordnet, so kann der Import durch Klick auf die Schaltfläche [Importieren] gestartet werden.
Am Ende des Importes erscheint im besten Fall die folgende Meldung - keine fehlgeschlagenen Kunden 
Sollte es dennoch einmal fehlgeschlagene Daten geben, so können diese exportiert, bereinigt und neu importiert werden.
Empfehlung: Die importierten Adressdaten sollten ggf. stichprobenweise kontrolliert werden. Sollte sich dann herausstellen, dass z.B. Felder falsch zugewiesen wurden, so kann der Import rückgängig gemacht werden.
Unter "Einstellen | Account | Import" gibt es, vorausgesetzt es wurde bereits ein Import durchgeführt, die Import-Historie. Hier kann ein fehlerhafter Import rückgängig und die importierten Kundendaten wieder gelöscht werden.
Hinweis zu Kundennummern
Beim einlesen:
Kundennummern, die in der CSV-Datei hinterlegt sind, können nicht in work übernommen werden. Es werden automatisch neue und fortlaufende Kundennummern vergeben, so wie sie unter "Einstellen | Basisstammdaten | Kunden Nummernkreise" eingerichtet wurden.
Beim löschen:
Kundennummern können nicht erneut vergeben werden, wenn Kunden über die Funktion [Kunden löschen] gelöscht werden.
TIPP:
Vorm Import der Daten einen Test machen.
- unter "Einstellen | Basisstammdaten | Kunden-Nummernkreise" über [+] einen neuen (Test)Nummernkreis anlegen.
Beispiel:
Gültig ab "aktuelles Datum" | Bezeichnung: Test | Nummer 000100000 | Vorschau: Test000100000 - die Kundendaten per CSV einlesen
- die importierten Daten überprüfen und wenn alles in Ordnung ist
- den Import über die Historien-Funktion löschen
- den Test-Nummernkreis löschen
- den Import erneut durchführen