IDEA und GDPdU - was man darüber wissen sollte

Auf der Baustelle kann es hilfreich sein, wenn man dort seine Fähigkeiten im Improvisieren unter Beweis stellen kann. Was auf der Baustelle in Ordnung ist, ist jedoch ein No-Go in deiner Buchhaltung. Die sollte immer ordentlich geführt werden.

Denn irgendwann ist es bei jedem Unternehmen so weit. Die Prüfung der Buchführung durch das Finanzamt. Im Rahmen einer solchen steuerlichen Außenprüfung haben die Finanzbehörden das Recht, die mit einer Software erstellte Buchführung zu prüfen.

Und wie das zu erfolgen hat, ist in der GDPdU, den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, geregelt.

Als Unternehmer:in ist man verpflichtet, die Finanzbehörden bei der Prüfung bestmöglich zu unterstützen.

Die eigentliche Prüfung kann dabei auf unterschiedliche Weise erfolgen:

  • der unmittelbare Datenzugriff
    Dabei wertet der Prüfer direkt vor Ort die Daten aus und nutzt dafür deine Hard- und Software. Eigene Software darf der Prüfer jedoch nicht auf deinen Computer installieren.
  • der mittelbare Datenzugriff
    Im Beisein des Betriebsprüfers wertest du die Daten nach seinen Vorgaben aus und stellst sie ihm zur Verfügung.
  • die Datenträgerüberlassung
    Hier kommt jetzt die IDEA-Schnittstelle ins Spiel.
    Bei der Datenträgerüberlassung werden dem Prüfer alle steuerlich relevanten Daten auf einem Datenträger zur Verfügung gestellt. Aber welche Daten benötigt der Prüfer und in welchem Format müssen die Daten bereitgestellt werden? Darüber musst du dir den Kopf nicht zerbrechen, denn du nutzt ja work! Denn in work ist die IDEA-Schnittstelle enthalten und du bist damit in der Lage, dem Prüfer alle benötigten Daten in einem maschinell auswertbarem Format zur Verfügung zu stellen.


Die IDEA-Schnittstelle findest du unter "Einstellungen | Account | Export"


Durch Klicke auf [IDEA] öffnet sich der IDEA-Export mit den Auswahlmöglichkeiten für den Export.

Auswahl der Daten für den IDEA-Export

Bevor die Daten für den Download als ZIP-Datei vorbereitet werden, legt man hier noch fest, welche Daten dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden sollen und für welchen Zeitraum.