Die unterschiedlichen Status in der Belegbearbeitung

In der Übersicht der Dokumente

Wenn bereits viele Angebote und Rechnungen mit work geschrieben sind, dann kann der Status innerhalb der Dokumentenübersicht (Kundenbetreuung| Angebote / Rechnungen) helfen, hier den Überblick nicht zu verlieren. Im Tagesgeschäft kann es passieren, dass man beim Schreiben eines Angebotes durch eine wichtige Aufgabe unterbrochen wird. Zu einem späteren Zeitpunkt möchte man mit der Bearbeitung fortfahren und öffnet die Übersicht der Angebote. Hier erscheinen alle geschriebenen Angebote. Über den Status kann hier nach "Abgegeben" und "in Bearbeitung" sortiert werden. So wird das nicht fertiggestellte Angebot schnell in der Übersicht gefunden und kann weiter bearbeitet werden.

In der Übersicht der Rechnungen gibt mehr als zwei Status. Neben "Abgegeben" und "in Bearbeitung" kann hier auch noch nach

• Bezahlt
• Teilbezahlt
• Storniert
• Korrektur

sortiert werden.

Tipp:

Das Feld "Suche" oben rechts kann hier auch behilflich sein. Wenn sich z.B. ein Kunde am Telefon nur mit seinem Nachnamen meldet und eine Frage zu seiner Rechnung hat!. Einfach den Namen des Kunden eingeben und work filtert die infrage kommenden Rechnungen heraus. Selbst wenn nur ein Teil des Nachnamens eingegeben wird. Man kennt das ja. Telefon abgenommen und nur den hinteren Teil des Namens verstanden. Irgendwas mit Stein..... Feuerstein oder Freudenstein. Einfach Stein in die Suche eingeben und fertig.

Im Dokument

Eine Anfrage bei einem Kunden zieht sich über mehrere Wochen. Sich ändernde Wünsch des Kunden oder Gegebenheiten bei dem Projekt machen es notwendig, dass ein Angebot mehrmals angepasst werden muss. Nun kommt es zum Auftrag und der Kunde möchte (natürlich) nochmal über den Preis reden. Damit jetzt nicht zwei unterschiedliche Ausfertigungen eines Angebots als Grundlage dienen, gibt es den Belegstatus innerhalb des Dokumentes.

Hier sieht man genau, wann das Angebot ursprünglich erstellt, wann letztmalig geändert und wann es abgegeben wurde.

Wichtig:

Anders als ein Angebot kann eine Rechnung, die als "abgegeben" markiert ist, nicht mehr geändert werden. Wird ein abgegebenes Angebot erneut geöffnet und bearbeitet, so wird der Status auf "in Bearbeitung" geändert. Eine Rechnung muss ggf. storniert und neu erstellt werden, sofern eine Änderung notwendig ist.

Je nach Dokumenttyp, also Angebot oder Rechnung, variieren die Status im Dokument. Und mit der Änderung des Status wird auch die Farbe entsprechend geändert.

Bei Rechnungen gibt es so z.B. auch noch "Bezahlt", "Teilbezahlt" und "storniert".

Bei der stornierten Rechnung wird auch direkt die Nummer der Korrekturrechnung mit angezeigt.

Wenn eine Rechnung aus einem Angebot umgewandelt wurde, so wird das ebenfalls im Status der Rechnung angezeigt.

Ausblick:

Der Status wird weiter ausgebaut. Die Frage, wie wurde das Dokument abgegeben, ist dann auch ersichtlich. Gedruckt oder per Mail versendet.

Und es wird nicht nur die letzte Änderung im Status des Dokumentes dokumentiert, sondern jede Änderung.