XRechnung einfach erstellen – so geht’s!

Hier erfährst du, wie du eine XRechnung in wenigen Schritten erstellst.

So erstellst du eine XRechnung

Bevor du startest, stelle sicher, dass alle erforderlichen Unternehmensdaten hinterlegt sind. Dazu gehören:

  • Unternehmensadresse
  • Ansprechpartner (inkl. Telefonnummer)
  • Bankverbindung
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
  • Leitweg-ID oder Lieferantennummer (falls vom Auftraggeber verlangt)
  • Bestellnummer des Kunden (falls vorhanden)

Wichtig für XRechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber:
Diese Informationen sind essenziell, um eine XRechnung korrekt zu erstellen. Fehlende Angaben können dazu führen, dass die Rechnung nicht verarbeitet und abgelehnt wird.

Rechnung erstellen und XRechnung erzeugen:

  1. Rechnung wie gewohnt erstellen
    Füge alle relevanten Angaben hinzu und überprüfe die Pflichtfelder (siehe unten).
  2. XRechnung generieren
    Klicke auf den XRechnung-Button, um die elektronische Rechnung zu erstellen.
  3. Download abschließen
    Die XRechnung wird automatisch generiert und steht dir direkt zum Download bereit – fertig!

Welche Daten müssen hinterlegt sein?

Damit Behörden und öffentliche Auftraggeber deine XRechnung problemlos verarbeiten können, müssen bestimmte Daten in b:work hinterlegt sein. Fehlen diese Angaben, wird die Rechnung in der Regel nicht angenommen.

Daten des Rechnungssteller:

BT-Felder (standardisierte Datenfelder eRechnung)BeschreibungPfad in b:work
BT-27Vollständiger Name und Rechtsform des RechnungsstellersEinstellungen > Firma > Allgemein > Firmenname
BT-35, BT-37, BT-38, BT-40

Vollständige Anschrift des Rechnungsstellers

  • Straße & Hausnummer
  • Stadt
  • PLZ
  • Land
Einstellungen > Firma > Allgemein
BT-31Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des RechnungsstellersEinstellungen > Firma > Steuerdaten
BT-43Kontaktdaten des Ansprechpartners (Name, Telefonnummer, E-Mail)

Mitarbeiter > Team > [Mitarbeiter] > Allgemein

Telefonnummer: Telefon (Firma)

BT-84, BT-86Bankverbindung des Rechnungsstellers (IBAN, BIC)

Einstellungen > Firma > Bankverbindungen

Haken bei "Ausgabe XRechnung" setzen

Daten des Rechnungsempfänger:

BT-Felder (standardisierte Datenfelder eRechnung)BeschreibungPfad in b:work
BT-44Vollständiger Name und Rechtsform des RechnungsempfängerKundenbetreuung > Kunden > [Kunde] > Firmenname
BT-50, BT-51, BT-52, BT-53, BT-55

Vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers (Hausanschrift oder Postfach; vergiss nicht das Länderkürzel anzugeben)

  • Straße & Hausnummer
  • Adresszusatz
  • Stadt
  • PLZ
  • Land
Kundenbetreuung > Kunden > [Kunde] > [Hausanschrift]/[Postfach]
BT-10Käuferreferenz (bei XRechnungen an Behörden die Leitweg-ID; gebe ansonsten die UST-ID des Rechnungsempfängers hier an)Kundenbetreuung > Kunden > [Kunde] > Käuferreferenz (Leitweg-ID)
BT-13Die vom Rechnungsempfänger vergebene (Externe) Bestellnummer (wenn bekannt)Im Dokument > Belegoptionen > "Externe Bestellnummer drucken"